So funktioniert Todorant

Todorant ist ein To-do-Manager, der mit Verhaltenspsychologie dafür sorgt, dass du Aufgaben auch wirklich erledigst. Er läuft im Web unter todorant.com und als App für iPhone, iPad und Android, und du kannst einen eigenen Server betreiben. Todorant stammt von Nikita Kolmogorov.

Die meisten Produktivitäts-Apps speichern, ordnen und automatisieren endlose Aufgabenlisten hervorragend, und genau daran scheitern sie: Eine Liste, die immer weiter wächst, erledigt nichts. Todorant kümmert sich um das Einzige, was zählt, nämlich darum, dass du erledigst, was du geplant hast. Das gelingt mit vier einfachen Ideen, gestützt auf eine sorgfältig abgestimmte Mischung aus Einschränkungen und Lob, die den primitiven Teil deines Gehirns nach erledigten To-dos gieren lässt, so wie Menschen nach Zucker gieren.

Vier Ideen

  • Konzentrier dich auf eine Aufgabe nach der anderen. Der Bildschirm „Aktuell“ zeigt nur das To-do, das du jetzt gerade erledigen solltest.
  • Gib jeder Aufgabe ein Datum oder einen Monat. Jedes To-do bekommt seinen Platz in der Zeit, damit nichts ewig in einer Liste herumliegt.
  • Erledige unangenehme Aufgaben zuerst. To-dos, vor denen du dich fürchtest, werden als Frösche markiert und kommen an ihrem Tag vor allem anderen.
  • Halte deinen Eingang leer. Überfällige To-dos müssen neu geplant werden, bevor du wieder an die Arbeit gehen kannst.

Todorant ist aus mehr als zwanzig Büchern und Methoden zur Produktivität entstanden. Als eine nach der anderen scheiterte, wurden die Teile, die funktioniert haben, kombiniert und zu einem einzigen System vereinfacht, das du in einer Minute lernen kannst.

Die Regeln

Das sind die Regeln, die die App beim Start anzeigt. Du findest sie jederzeit unter Einstellungen in „So nutzt du Todorant“.

  1. Sobald du eine konkrete Aufgabe bekommst (durch eine E-Mail, einen Anruf, eine Nachricht oder wenn dir etwas begegnet, das auf deine To-do-Liste gehört), leg sofort ein To-do dafür an. Warte nicht – wenn du es nicht aufschreibst, vergisst du es.
  2. To-dos sollten immer umsetzbar und so konkret wie möglich sein. Wenn eine Aufgabe weniger als 2 Minuten dauert, erledige sie sofort und trag sie als erledigt ein.
  3. Beim Anlegen eines To-dos wählst du entweder ein genaues Datum oder einen Monat. Den aktuellen Monat kannst du nicht ohne genaues Datum auswählen. Das soll deinen Kopf entlasten. Wenn du dem System vertraust und alles, was zu tun ist, auf das richtige Datum legst, begegnet es dir genau zur richtigen Zeit. Unglaublich viel Willenskraft geht dafür drauf, ständig gestresst zu sein wegen „dieser einen Sache, um die ich mich noch kümmern muss, aber ich weiß nicht mehr genau, was es war“. Lerne zu vertrauen und zu entspannen.
  4. Als Erstes planst du jeden Monat voraus. Du nimmst alle Aufgaben, die dem aktuellen Monat zugeordnet sind, und verteilst sie auf die passenden Tage. So kannst du überholte Aufgaben aussortieren und hast deinen Seelenfrieden, weil du genau weißt, was du diesen Monat zu tun hast.
  5. Als Erstes planst du morgens deinen Tag. Wirf einen Blick in den Bereich „Planung“. Schaffst du alles? Verteile die Aufgaben, die du heute nicht erledigen kannst. Verteile alle Aufgaben neu, die an den vorherigen Tagen liegen geblieben sind.
  6. Wenn es kein Notfall ist, schau nach dem Planen nicht mehr in den Bereich „Planung“. Psychologisch ist es viel besser, wenn du dich nur auf eine Aufgabe konzentrierst, also behalte den Bereich „Aktuell“ im Blick. Vertrau dem System, es merkt sich alles. Mach deine Arbeit und entspann deinen Kopf.
  7. Der Bereich „Aktuell“ enthält nur eine Aufgabe, auf die du dich konzentrieren sollst – sonst nichts. Du kannst mehr als eine Aufgabe pro Tag haben; die Anzahl der Aufgaben und der Fortschrittsbalken werden dir zur Übersicht angezeigt. Zwischen Aufgaben hin- und herzuspringen ist nicht erlaubt – du arbeitest jede Aufgabe der Reihe nach ab, eine nach der anderen.
  8. Frösche sind besondere Aufgaben, auf die du eigentlich keine Lust hast. Meist sind es Aufgaben, die seit Monaten oder sogar Jahren liegen bleiben. Todorant sorgt dafür, dass du jeden Tag zuerst die Frösche erledigst. Morgens ist deine Willenskraft groß genug, um selbst die unangenehmsten Aufgaben anzupacken. Und wenn du endlich einen Frosch erledigt hast, bekommst du genug Glücksgefühle, um den ganzen Tag zu lächeln. Du bist stolz auf dich, wenn du Frösche erledigst.
  9. Du darfst die aktuelle Aufgabe überspringen – aber versuche, das so selten wie möglich zu tun. Einen Frosch kannst du nicht überspringen. Wenn du eine Aufgabe nicht geschafft hast und sie zweimal neu verteilen musstest, wird sie zum Frosch.
  10. Wenn die aktuelle Aufgabe zu grob ist, teile sie in eine Liste von Teilaufgaben auf. Sobald du sie aufgeteilt hast, wird die Aufgabe als erledigt markiert.
  11. Füge so viele relevante Infos zum To-do hinzu wie möglich. Füge Links zu bestimmten E-Mails (Gmail im Web macht das möglich), Websites, Notizen (z. B. Evernote) oder Dokumenten (z. B. Dropbox) hinzu, hinterlass Telefonnummern oder alles andere, was du zum Erledigen der Aufgabe brauchst. Todorant soll kein Nachschlagewerk für dich sein, sondern ein Katalog von Links zu den Infos, die für bestimmte To-dos wichtig sind.
  12. Tritt gern unserer mehrsprachigen Telegram-Gruppe bei, um Erfahrungen und Tricks für mehr Produktivität auszutauschen – @todorant_feedback! Dein Feedback zum Dienst – Vorschläge, Wünsche und Beschwerden – ist herzlich willkommen.
  13. Nutze den Bearbeitungsmodus (das Listensymbol oben) auf der Seite „Planung“, um die Reihenfolge der Aufgaben zu ändern. Wenn du eine Aufgabe einer bestimmten Woche zuordnen willst, leg sie einfach auf den Montag und verteile sie beim Planen am Montagmorgen neu.
  14. Todorant hat keine wiederkehrenden Aufgaben und wird sie auch nie haben – das Einzige, was sie gut können, ist, als unerledigte Aufgaben über dir zu schweben und Unruhe zu stiften. Wenn du wiederkehrende Aufgaben erledigen musst, füge sie alle manuell hinzu. Dein Gehirn wird dir für bewusste Aufgaben danken.
  15. Todorant kennt keine „Projekte“, weil sie sich als demotivierend erwiesen haben – manche „Ordner“ werden nie geöffnet. Die Projekte „Fitness“ und „Selbstoptimierung“ lassen grüßen. Nutze stattdessen #hashtags.
  16. Frösche stehen immer ganz oben auf der Liste.
  17. Todorant schickt keine Benachrichtigungen zu anstehenden Aufgaben mit genauer Uhrzeit.

Was drinsteckt

  • Synchronisierung in Echtzeit zwischen allen deinen Geräten, mit Offline-Unterstützung und Konfliktlösung auf Feldebene, sodass Änderungen, die gleichzeitig auf zwei Geräten gemacht werden, beide erhalten bleiben.
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung deiner To-dos mit einem Passwort deiner Wahl.
  • Delegation, um To-dos an Freunde und Kollegen zu übergeben und die anzunehmen, die sie dir übergeben.
  • Ein Telegram-Bot, der Nachrichten in To-dos verwandelt, Hashtags und Epics, um zusammengehörige Arbeit zu bündeln, und Berichte über alles, was du erledigt hast.
  • Mehr als zwanzig Sprachen, von Deutsch, Französisch und Spanisch bis Japanisch, Chinesisch, Arabisch und Hindi, die der Sprache deines Geräts folgen, und ein Dunkelmodus auf jeder Plattform.

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