Så fungerar Todorant
Todorant är en att göra-lista som bygger på beteendepsykologi och hjälper dig att få saker gjorda. Den fungerar på webben på todorant.com och som appar för iPhone, iPad och Android, och du kan köra din egen server. Den är skapad av Nikita Kolmogorov.
De flesta produktivitetsappar är utmärkta på att lagra, organisera och automatisera oändliga listor med uppgifter, och det är precis där de sviker dig: en lista som bara växer får ingenting gjort. Todorant bryr sig om det enda som räknas, nämligen att du slutför det du har planerat. Det gör den med fyra enkla idéer, med stöd av en noga utformad uppsättning av begränsningar och beröm som får den primitiva delen av din hjärna att längta efter avklarade uppgifter på samma sätt som människor längtar efter socker.
Fyra idéer
- Fokusera på en uppgift i taget. Skärmen Aktuellt visar bara den uppgift du ska göra just nu.
- Ge alltid uppgifterna ett datum eller en månad. Varje uppgift får sin plats i tiden, så ingenting blir liggande i en lista för evigt.
- Gör de obehagliga uppgifterna först. Uppgifter som du gruvar dig för markeras som grodor och kommer före allt annat den dagen.
- Håll inkorgen tom. Försenade uppgifter måste planeras om innan du kan gå tillbaka till arbetet.
Todorant växte fram ur mer än tjugo böcker och metoder om produktivitet. När de misslyckades en efter en slogs de delar som fungerade samman och förenklades till ett enda system som du kan lära dig på en minut.
Reglerna
Det här är reglerna som appen visar när du börjar, och du hittar dem alltid i Inställningar under Så använder du Todorant.
- Så fort du får en uppgift som kräver handling (du får ett mejl, ett samtal, ett sms eller ser något intressant som ska upp på din att göra-lista) – skapa en uppgift för den direkt. Vänta inte, du kommer att glömma den om du inte skriver ner den.
- Uppgifter ska alltid vara konkreta handlingar och så tydliga som möjligt. Om en uppgift tar mindre än 2 minuter – gör den direkt och registrera den som klar.
- När du skapar en uppgift anger du antingen ett specifikt datum eller väljer en månad. Du kan inte välja innevarande månad utan att välja ett specifikt datum. Det här är till för att din hjärna ska kunna slappna av. Om du litar på systemet och lägger allt som behöver göras på rätt datum – kommer du att stöta på det vid rätt tidpunkt. Enormt mycket viljestyrka går åt till att ständigt stressa över ”den där andra grejen jag måste ta hand om, men jag minns inte riktigt vad det var”. Lär dig att lita på systemet och slappna av.
- Det första du gör varje månad är att planera framåt. Du tar alla uppgifter som tilldelats innevarande månad och sorterar in dem på rätt datum. Då kan du rensa bort inaktuella uppgifter och ha sinnesro, eftersom du vet exakt vad du behöver göra den här månaden.
- Det första du gör på morgonen är att planera dagen. Ta en titt på din Planering. Hinner du med allt? Fördela de uppgifter som inte går att ta itu med i dag. Fördela om alla uppgifter som blivit liggande från tidigare dagar.
- Om det inte är ett nödläge ska du inte titta på Planering när du är klar med planeringen. Psykologiskt är det mycket bättre att bara fokusera på en uppgift, så håll blicken på Aktuellt. Lita på systemet, det minns allt. Gör ditt jobb och låt hjärnan vila.
- Aktuellt innehåller bara en enda uppgift som du ska fokusera på – inget annat. Du kan ha fler än en uppgift per dag; antalet uppgifter och förloppsindikatorn visas för din bekvämlighet. Du får inte hoppa mellan uppgifter – du ska ta dem i tur och ordning, en i taget.
- Grodor är en särskild sorts uppgifter som du helst inte vill ta itu med. Ofta är det uppgifter som har blivit liggande i månader, till och med år. Todorant ser till att du tar dig an grodorna först av allt varje dag. På morgonen är din viljestyrka stor nog att klara även de mest motbjudande uppgifterna. Och när du äntligen har ätit en groda får du precis tillräckligt med glädje för att le hela dagen. Du blir stolt över dig själv när du tar itu med grodor.
- Du får hoppa över den aktuella uppgiften – men försök att göra det så sällan som möjligt. En groda kan du inte hoppa över. Om du inte lyckades slutföra en uppgift och fick flytta den två gånger blir den en groda.
- Om den aktuella uppgiften är för övergripande – dela upp den i en lista med deluppgifter. Så fort du har delat upp den markeras uppgiften som klar.
- Lägg till så mycket relevant information om uppgiften som möjligt. Lägg till länkar till specifika mejl (det går i Gmail på webben), webbplatser, anteckningar (som Evernote), dokument (som Dropbox), skriv upp telefonnummer eller lägg till annan information du kan behöva för att slutföra uppgiften. Todorant är inte tänkt att vara ditt uppslagsverk – det ska i stället fungera som en katalog med länkar till den information som hör till varje uppgift.
- Gå gärna med i vår flerspråkiga grupp på Telegram och dela erfarenheter och knep för att bli mer produktiv – @todorant_feedback! Din feedback om tjänsten – förslag, önskemål och klagomål – är varmt välkommen.
- Använd redigeringsläget (ikonen för listordning högst upp) på sidan Planering för att ändra ordningen på uppgifterna. Om du vill lägga en uppgift på en viss vecka – lägg den på måndagen och flytta den sedan när du planerar på måndagsmorgonen.
- Todorant har inte och kommer aldrig att ha återkommande uppgifter – det enda de är bra på är att skapa ångest genom att hänga över dig som ogjorda uppgifter. Om du behöver göra något återkommande – lägg till varje uppgift manuellt, din hjärna kommer att tacka dig för medvetna uppgifter.
- Todorant har inget koncept med ”projekt”, eftersom det har visat sig vara demotiverande – vissa ”mappar” öppnas aldrig. Hälsningar från projekten ”Träning” och ”Självutveckling”. Använd #hashtaggar i stället.
- Grodor visas alltid överst i listan.
- Todorant har inga aviseringar för kommande uppgifter med exakt tid.
Det här ingår
- Synkning i realtid mellan alla dina enheter, med stöd för offlineläge och konfliktlösning på fältnivå, så att ändringar som görs på två enheter samtidigt bevaras båda.
- End-to-end-kryptering av dina uppgifter med ett lösenord som du väljer själv.
- Delegering, för att lämna över uppgifter till vänner och kollegor och ta emot dem som de lämnar över till dig.
- En Telegram-bot som gör meddelanden till uppgifter, hashtaggar och epos för att gruppera sådant som hör ihop, och rapporter över allt du har gjort.
- Mer än tjugo språk, från tyska, franska och spanska till japanska, kinesiska, arabiska och hindi, som följer språket på din enhet, och mörkt läge på alla plattformar.