Como funciona o Todorant
O Todorant é um gestor de tarefas que usa a psicologia comportamental para te ajudar a levar as coisas até ao fim. Funciona na web, em todorant.com, e como aplicações para iPhone, iPad e Android, e podes alojar o teu próprio servidor. É criado por Nikita Kolmogorov.
A maioria das apps de produtividade é ótima a guardar, organizar e automatizar listas intermináveis de tarefas, e é precisamente aí que te falha: uma lista que não para de crescer não faz com que nada fique feito. O Todorant preocupa-se com a única coisa que importa, que é concluir o que planeaste. Fá-lo com quatro ideias simples, apoiadas num conjunto de limites e elogios cuidadosamente afinado, que faz com que a parte primitiva do teu cérebro anseie por tarefas concluídas como as pessoas anseiam por açúcar.
Quatro ideias
- Concentra-te numa tarefa de cada vez. O ecrã Atual mostra apenas a tarefa que deves estar a fazer neste momento.
- Atribui sempre uma data ou um mês a cada tarefa. Cada tarefa ganha o seu lugar no tempo, para que nada fique para sempre numa lista.
- Conclui primeiro as tarefas desagradáveis. As tarefas de que tens medo são marcadas como sapos e passam à frente de tudo o resto no seu dia.
- Mantém a caixa de entrada vazia. As tarefas em atraso têm de ser planeadas de novo antes de poderes voltar ao trabalho.
O Todorant nasceu de mais de vinte livros e metodologias de produtividade. Quando falharam, um a um, as partes que funcionavam foram combinadas e simplificadas num único sistema que se aprende num minuto.
As regras
Estas são as regras que a app mostra quando a abres pela primeira vez e que estão sempre nas Definições, em Como usar.
- Assim que tiveres uma tarefa concreta (recebes um email, uma chamada, uma mensagem ou vês algo de interesse que tenha de ir para a tua lista), cria logo uma tarefa para ela. Não esperes: se não a apontares, vais esquecer-te dela.
- As tarefas devem ser sempre concretas e o mais explícitas possível. Se uma tarefa demora menos de 2 minutos, fá-la logo e regista-a como concluída.
- Ao criares uma tarefa, ou lhe atribuis uma data específica, ou escolhes um mês. Não podes escolher o mês atual sem indicar uma data específica. Isto serve para descansar a tua mente. Se confiares no sistema e puseres tudo o que tens de fazer na data certa, vais dar com cada coisa no momento certo. Desperdiça-se imensa força de vontade com o stress constante de «aquela outra coisa que tenho de tratar, mas já não sei bem o que era». Aprende a confiar e a relaxar.
- A primeira coisa a fazer em cada mês é planear com antecedência. Pegas em todas as tarefas atribuídas ao mês atual e distribui-las pelas datas certas. Assim eliminas as tarefas que já não fazem sentido e ficas de mente tranquila, sabendo exatamente o que tens de fazer este mês.
- A primeira coisa a fazer de manhã é planear o teu dia. Dá uma vista de olhos à secção Planeamento. Consegues tratar de tudo? Distribui as tarefas que não dá para fazer hoje. Redistribui as tarefas que ficaram por fazer nos dias anteriores.
- A não ser que seja uma emergência, não olhes para a secção de planeamento depois de acabares de planear. Psicologicamente, é muito melhor concentrares-te numa só tarefa, por isso mantém os olhos na secção Atual. Confia no sistema, ele lembra-se de tudo. Faz o teu trabalho e descansa a mente.
- A secção Atual tem apenas uma tarefa, aquela em que te deves concentrar — mais nada. Podes ter mais do que uma tarefa por dia; o número de tarefas e a barra de progresso aparecem para tua conveniência. Não podes saltar de tarefa em tarefa: tens de tratar de cada uma de forma linear, uma de cada vez.
- Os sapos são um tipo especial de tarefas com que normalmente não te apetece nada lidar. Costumam ser tarefas adiadas durante meses e até anos. O Todorant garante que tratas dos sapos logo no início de cada dia. De manhã, a tua reserva de força de vontade chega para enfrentar até as tarefas mais terríveis. E quando finalmente engoles um sapo, ganhas felicidade suficiente para andares a sorrir o dia todo. Sentes orgulho em ti quando tratas dos sapos.
- Podes saltar a tarefa atual, mas tenta fazê-lo o menos possível. Não podes saltar um sapo. Se não conseguires concluir uma tarefa e tiveres de a redistribuir duas vezes, ela torna-se um sapo.
- Se a tarefa atual for demasiado abrangente, divide-a numa lista de subtarefas. Assim que a dividires, a tarefa fica marcada como concluída.
- Acrescenta à tarefa o máximo de informação relevante possível. Junta links para emails específicos (o Gmail na web permite-o), sites, notas (como as do Evernote), documentos (como os do Dropbox), deixa números de telefone ou qualquer informação de que possas precisar para concluir a tarefa. O Todorant não foi feito para ser a tua fonte de referência; deve antes funcionar como um catálogo de links para a informação relevante de cada tarefa.
- Junta-te ao nosso grupo multilingue no Telegram para partilhar experiências e truques para seres mais produtivo — @todorant_feedback! O teu feedback sobre o serviço — sugestões, desejos e queixas — é muito bem-vindo.
- Usa o modo de edição (o ícone de ordenar a lista, em cima) na página Planeamento para mudares a ordem das tarefas. Se quiseres atribuir uma tarefa a uma semana específica, atribui-a à segunda-feira e volta a distribuí-la durante o planeamento de segunda de manhã.
- O Todorant não tem nem nunca vai ter tarefas repetitivas — a única coisa que fazem bem é causar ansiedade, pairando sobre ti como tarefas por acabar. Se tiveres de fazer tarefas repetitivas, adiciona-as todas à mão: o teu cérebro vai agradecer-te pelas tarefas conscientes.
- O Todorant não tem o conceito de «Projetos», porque se revelou desmotivante: há «pastas» que nunca chegam a ser abertas. Os projetos «Fitness» e «Desenvolvimento pessoal» mandam cumprimentos. Em vez disso, usa #hashtags.
- Os sapos aparecem sempre no topo da lista.
- O Todorant não envia notificações sobre as próximas tarefas com hora exata definida.
O que inclui
- Sincronização em tempo real entre todos os teus dispositivos, com suporte offline e resolução de conflitos ao nível de cada campo, para que as alterações feitas em dois dispositivos ao mesmo tempo sobrevivam ambas.
- Encriptação de ponta a ponta das tuas tarefas, com uma palavra-passe à tua escolha.
- Delegação, para passares tarefas a amigos e colegas e aceitares as que eles te passam.
- Um bot do Telegram que transforma mensagens em tarefas, hashtags e épicos para agrupar trabalho relacionado, e relatórios de tudo o que fizeste.
- Mais de vinte idiomas, do alemão, do francês e do espanhol ao japonês, ao chinês, ao árabe e ao hindi, que acompanham o idioma do teu dispositivo, e um modo escuro em todas as plataformas.