Jak działa Todorant
Todorant to menedżer zadań oparty na psychologii behawioralnej, który pomaga wykonywać zadania. Działa w przeglądarce na todorant.com oraz jako aplikacje na iPhone’a, iPada i Androida, a własny serwer możesz postawić samodzielnie. Stworzył go Nikita Kolmogorov.
Większość aplikacji do produktywności świetnie radzi sobie z przechowywaniem, porządkowaniem i automatyzowaniem niekończących się list zadań i właśnie tu Cię zawodzi: lista, która stale rośnie, niczego nie załatwia. Todorant dba o jedyną rzecz, która ma znaczenie, czyli o to, żeby to, co zaplanowane, było skończone. Robi to za pomocą czterech prostych idei, wspartych starannie dobranym zestawem ograniczeń i pochwał, dzięki którym pierwotna część Twojego mózgu łaknie ukończonych zadań tak, jak ludzie łakną cukru.
Cztery idee
- Skup się na jednym zadaniu naraz. Ekran Bieżące pokazuje tylko to zadanie, którym masz zajmować się właśnie teraz.
- Zawsze przypisuj zadaniu datę albo miesiąc. Każde zadanie dostaje swoje miejsce w czasie, więc nic nie zalega na liście w nieskończoność.
- Najpierw rób nieprzyjemne zadania. Zadania, przed którymi się wzdragasz, są oznaczane jako żaby i w swoim dniu wypadają przed wszystkimi innymi.
- Utrzymuj pustą skrzynkę zadań. Zaległe zadania trzeba zaplanować od nowa, zanim będzie można wrócić do pracy.
Todorant wyrósł z ponad dwudziestu książek i metod produktywności. Gdy zawodziły jedna po drugiej, to, co w nich działało, połączono i uproszczono w jeden system, którego można się nauczyć w minutę.
Zasady
To zasady, które aplikacja pokazuje na starcie, a znajdziesz je zawsze w Ustawieniach, w sekcji Jak korzystać z Todorant.
- Gdy tylko pojawi się konkretne zadanie (dostajesz e-mail, telefon, wiadomość albo widzisz coś, co trzeba wpisać na listę zadań) — od razu utwórz dla niego zadanie. Nie czekaj, jeśli tego nie zapiszesz, zapomnisz.
- Zadania zawsze powinny być konkretne i jak najbardziej precyzyjne. Jeśli coś zajmuje mniej niż 2 minuty, zrób to od razu i zapisz jako ukończone.
- Przy tworzeniu zadania dodajesz konkretną datę albo wybierasz miesiąc. Nie możesz wybrać bieżącego miesiąca bez podania konkretnej daty. Chodzi o to, żeby odciążyć głowę. Jeśli ufasz systemowi i przypisujesz wszystko, co trzeba zrobić, do właściwej daty — trafisz na to we właściwym momencie. Ogromna ilość siły woli marnuje się na ciągły stres o „tę jeszcze jedną rzecz, którą muszę załatwić, ale nie do końca pamiętam, co to było”. Naucz się ufać i odpuszczać.
- Na początku każdego miesiąca planujesz z wyprzedzeniem. Bierzesz wszystkie zadania przypisane do bieżącego miesiąca i rozkładasz je na właściwe dni. Dzięki temu odsiewasz nieaktualne zadania i masz spokojną głowę, bo wiesz dokładnie, co musisz zrobić w tym miesiącu.
- Rano najpierw planujesz dzień. Zerknij na sekcję Planowanie. Dasz radę ze wszystkim? Rozłóż na inne dni zadania, których nie da się dziś zrobić. Przenieś też zadania niezrobione w poprzednich dniach.
- Jeśli to nie jest nagła sytuacja, nie zaglądaj do Planowania po zakończeniu planowania. Psychologicznie dużo lepiej skupiać się tylko na jednym zadaniu, więc patrz na sekcję Bieżące. Zaufaj systemowi, on wszystko pamięta. Rób swoje i odpocznij głową.
- Sekcja Bieżące zawiera tylko jedno zadanie, na którym masz się skupić — nic więcej. Możesz mieć więcej niż jedno zadanie dziennie, a liczba zadań i pasek postępu są pokazywane dla twojej wygody. Nie wolno skakać między zadaniami — każde zadanie wykonujesz po kolei, jedno po drugim.
- Żaby to szczególny rodzaj zadań, którymi zwykle nie chcesz się zajmować. Najczęściej to zadania odkładane miesiącami, a nawet latami. Todorant pilnuje, żeby żaby były pierwszą rzeczą, którą robisz każdego dnia. Rano zapas siły woli jest na tyle duży, że poradzisz sobie nawet z najbardziej koszmarnymi zadaniami. A gdy w końcu zjesz żabę — dostajesz tyle szczęścia, że uśmiechasz się przez cały dzień. Rozprawianie się z żabami daje poczucie dumy.
- Możesz pominąć bieżące zadanie — ale staraj się robić to jak najrzadziej. Żaby nie da się pominąć. Jeśli nie udało ci się wykonać zadania i musisz je przenieść drugi raz, staje się żabą.
- Jeśli bieżące zadanie jest zbyt ogólne, rozbij je na listę podzadań. Gdy tylko je rozbijesz, zadanie zostaje oznaczone jako ukończone.
- Dodawaj do zadania jak najwięcej przydatnych informacji. Dodawaj linki do konkretnych e-maili (Gmail w przeglądarce na to pozwala), stron, notatek (np. w Evernote), dokumentów (np. w Dropboxie), zostawiaj numery telefonów albo inne informacje, które mogą być potrzebne do wykonania zadania. Todorant nie ma być dla ciebie źródłem wiedzy — ma raczej działać jak katalog linków do informacji potrzebnych przy konkretnych zadaniach.
- Dołącz do naszej wielojęzycznej grupy na Telegramie, żeby dzielić się doświadczeniem i trikami na większą produktywność — @todorant_feedback! Twoje opinie o usłudze — sugestie, życzenia i skargi — są bardzo mile widziane.
- Żeby zmienić kolejność zadań, użyj trybu edycji (ikona kolejności listy na górze) na stronie Planowanie. Jeśli chcesz przypisać zadanie do konkretnego tygodnia, po prostu przypisz je do poniedziałku i przenieś podczas planowania w poniedziałek rano.
- Todorant nie ma i nigdy nie będzie mieć zadań cyklicznych — jedyne, co dobrze robią, to wywoływanie niepokoju, bo wiszą nad tobą jako niedokończone. Jeśli musisz wykonywać powtarzające się zadania, dodaj je wszystkie ręcznie, a twój mózg podziękuje ci za świadome zadania.
- Todorant nie ma „projektów”, bo okazały się demotywujące — do niektórych „folderów” nigdy się nie zagląda. Pozdrowienia od projektów „Fitness” i „Samorozwój”. Zamiast tego używaj #hashtagów.
- Żaby zawsze pojawiają się na górze listy.
- Todorant nie wysyła powiadomień o nadchodzących zadaniach z ustaloną godziną.
Co jest w środku
- Synchronizacja w czasie rzeczywistym między wszystkimi Twoimi urządzeniami, z obsługą trybu offline i rozwiązywaniem konfliktów na poziomie pól, dzięki czemu zmiany wprowadzone jednocześnie na dwóch urządzeniach przetrwają obie.
- Szyfrowanie end-to-end Twoich zadań hasłem, które sam wybierzesz.
- Delegowanie, czyli zlecanie zadań znajomym i współpracownikom oraz przyjmowanie tych, które zlecą Tobie.
- Bot na Telegramie, który zamienia wiadomości w zadania, hashtagi i epiki do grupowania powiązanych prac oraz raporty ze wszystkiego, co zostało zrobione.
- Ponad dwadzieścia języków, od niemieckiego, francuskiego i hiszpańskiego po japoński, chiński, arabski i hindi, dopasowujących się do języka urządzenia, oraz tryb ciemny na każdej platformie.