Cómo funciona Todorant
Todorant es un gestor de tareas que usa la psicología del comportamiento para ayudarte a hacer las cosas. Funciona en la web, en todorant.com, y como apps para iPhone, iPad y Android, y puedes alojar tu propio servidor. Lo ha creado Nikita Kolmogorov.
La mayoría de las apps de productividad son excelentes para almacenar, organizar y automatizar listas interminables de tareas, y justo ahí es donde te fallan: una lista que no deja de crecer no consigue que se haga nada. Todorant se ocupa de lo único que importa, que es terminar lo que planeaste. Lo logra con cuatro ideas sencillas, respaldadas por un conjunto de límites y elogios cuidadosamente ajustado que hace que la parte primitiva de tu cerebro ansíe las tareas completadas como la gente ansía el azúcar.
Cuatro ideas
- Concéntrate en una tarea a la vez. La pantalla Actual muestra solo la tarea que deberías estar haciendo ahora mismo.
- Añade siempre una fecha o un mes a cada tarea. Cada tarea tiene su lugar en el tiempo, así que nada se queda en una lista para siempre.
- Completa primero las tareas desagradables. Las tareas que te dan pavor se marcan como sapos y van antes que todo lo demás de su día.
- Mantén vacía tu bandeja de entrada. Las tareas vencidas hay que volver a planearlas antes de poder retomar el trabajo.
Todorant nació de más de veinte libros y metodologías de productividad. Cuando fallaron uno tras otro, se combinaron las partes que funcionaban y se simplificaron hasta formar un único sistema que se aprende en un minuto.
Las reglas
Estas son las reglas que la app muestra al empezar, y siempre están en Ajustes, en Cómo usar Todorant.
- Tan pronto como recibas una tarea procesable (recibas un correo electrónico, una llamada telefónica, un mensaje de texto o si ves algo de interés que tengas que incluir en tu lista de tareas pendientes), crea una tarea pendiente de inmediato. No esperes, lo olvidarás si no lo anotas.
- Las tareas deben ser siempre accionables y lo más explícitas posible. Si realizar una tarea te toma menos de 2 minutos, hazla de inmediato y regístrala como completada.
- Cuando creas una tarea puedes elegir entre agregar una fecha específica o seleccionar un mes. No puedes elegir el mes actual sin seleccionar una fecha específica. Esto se hace así para relajar tu mente. Si confías en el sistema y pones la fecha correcta en tus tareas pendientes, te las encontrarás en el momento adecuado. Se desperdicia una gran cantidad de fuerza de voluntad por estar constantemente estresado por "otra cosa con la que tengo que lidiar pero no estoy muy seguro de qué era". Aprende a confiar y relajarte.
- Lo primero que debes hacer cada mes es planificar con anticipación. Tomas todas las tareas asignadas al mes actual y las clasificas en las fechas correctas. Te permite filtrar las tareas desactualizadas y mantener la mente en paz, sabiendo exactamente lo que tienes que hacer este mes.
- Lo primero que haces en la mañana es planificar tu día. Echa un vistazo a la sección de Planificación. ¿Puedes manejar todo? Distribuye tareas que no se pueden completar hoy. Redistribuye cualquier tarea de los días anteriores que no se haya hecho.
- A menos que sea una emergencia, no mires la sección de planificación una vez que hayas terminado la planificación. Será mucho mejor psicológicamente si sólo te enfocas en una tarea, así que mantén tus ojos en la sección Actual. Confía en el sistema, recuerda todo. Haz tu trabajo y relaja tu mente.
- La sección Actual contiene sólo una tarea en la que debes enfocarte, nada más. Puedes tener más de una tarea al día, la cantidad de tareas y la barra de progreso se muestran para tu conveniencia. No puedes saltar entre tareas: debes ocuparte de cada tarea linealmente, una por una.
- Los sapos son tipos especiales de tareas de las que generalmente no quieres ocuparte. Por lo general, son las tareas que se dejan atrás durante meses e incluso años. Todorant asegura que te ocupes de los sapos a primera hora todos los días. Por la mañana tu reserva de fuerza de voluntad es lo suficientemente grande como para manejar incluso las tareas más fastidiosas. Y después de que finalmente lidias con un sapo recibes la felicidad suficiente para estar sonriendo durante todo el día. Te sientes orgulloso de ti mismo cuando acabas con los sapos.
- Tienes permitido omitir la tarea actual, pero intenta hacerlo lo menos posible. No puedes omitir un sapo. Si no pudiste completar una tarea y tuviste que redistribuirla dos veces, se convierte en un sapo.
- Si la tarea actual es de un nivel demasiado alto, divídela en una lista de subtareas. La tarea se marcará como completada tan pronto como la descompongas.
- Agrega tanta información relevante sobre la tarea como sea posible. Agrega enlaces a correos electrónicos específicos (Gmail en la web te permite hacer esto), sitios web, notas (como Evernote), documentos (como Dropbox), anota números de teléfono o agrega cualquier información que puedas necesitar para completar la tarea. Todorant no está destinado a ser un punto de referencia para ti, sino que debe actuar como un catálogo de enlaces a la información de referencia relevante para tareas específicas.
- Siéntete libre de unirte a nuestro grupo multilingüe en Telegram para compartir experiencias y trucos sobre cómo ser más productivo: @todorant_feedback. Tus comentarios sobre el servicio (sugerencias, deseos y quejas) son muy bienvenidos.
- Usa el modo de edición (el ícono de orden de lista en la parte superior) en la página de Planificación para cambiar el orden de las tareas. Si deseas asignar una tarea a una semana específica, simplemente asígnala al lunes correspondiente y reasígnala durante la fase de planificación ese lunes por la mañana.
- Todorant no tiene y nunca tendrá la función de programar tareas repetitivas, lo único que hacen bien es causar ansiedad al colgarse de ti como tareas inacabadas. Si necesitas completar tareas repetitivas, agrégalas manualmente, tu cerebro te agradecerá el trabajo consciente.
- Todorant no tiene el concepto de "Proyectos", ya que ha demostrado ser desmotivador, algunas de las "carpetas"nunca se abren. Los proyectos "Hacer ejercicio"y "Superación personal" envían saludos. En su lugar, usa #hashtags.
- Los sapos siempre aparecerán en la parte superior de la lista.
- Todorant no envía notificaciones sobre las próximas tareas que tienen una hora exacta.
Qué incluye
- Sincronización en tiempo real entre todos tus dispositivos, con uso sin conexión y resolución de conflictos por campo, de modo que los cambios hechos en dos dispositivos a la vez se conservan los dos.
- Cifrado de extremo a extremo de tus tareas con la contraseña que elijas.
- Delegación, para delegar tareas a amigos y compañeros y aceptar las que ellos te delegan.
- Un bot de Telegram que convierte mensajes en tareas, hashtags y épicas para agrupar trabajo relacionado, y reportes de todo lo que has hecho.
- Más de veinte idiomas, del alemán, el francés y el español al japonés, el chino, el árabe y el hindi, que siguen el idioma de tu dispositivo, y un modo oscuro en todas las plataformas.