Hoe Todorant werkt
Todorant is een takenlijst die gedragspsychologie gebruikt om je te helpen dingen af te krijgen. Je gebruikt Todorant op het web via todorant.com en als app voor iPhone, iPad en Android, en je kunt je eigen server hosten. Het is gemaakt door Nikita Kolmogorov.
De meeste productiviteitsapps zijn geweldig in het opslaan, ordenen en automatiseren van eindeloze takenlijsten, en juist daarin laten ze je in de steek: een lijst die almaar groeit, krijgt niets af. Todorant richt zich op het enige wat ertoe doet: afmaken wat je had gepland. Dat doet het met vier eenvoudige ideeën, ondersteund door een zorgvuldig afgestemde mix van beperkingen en lof, waardoor het primitieve deel van je brein net zo gaat hunkeren naar afgeronde taken als mensen naar suiker.
Vier ideeën
- Focus op één taak tegelijk. Het scherm Nu toont alleen de taak die je op dit moment moet doen.
- Geef elke taak altijd een datum of een maand. Elke taak krijgt zijn plek in de tijd, zodat er niets eeuwig in een lijst blijft hangen.
- Doe vervelende taken eerst. Taken waar je tegen opziet, worden gemarkeerd als kikkers en gaan op hun dag voor al het andere.
- Houd je inbox leeg. Verlopen taken moet je opnieuw plannen voordat je weer aan het werk kunt.
Todorant is ontstaan uit meer dan twintig productiviteitsboeken en -methoden. Toen ze één voor één faalden, zijn de onderdelen die werkten gecombineerd en vereenvoudigd tot één systeem dat je in een minuut leert.
De regels
Dit zijn de regels die de app toont wanneer je begint, en je vindt ze altijd terug in Instellingen onder Hoe gebruik je Todorant.
- Zodra je een taak krijgt waar je iets mee moet (je ontvangt een e-mail, telefoontje of berichtje, of je ziet iets interessants dat op je takenlijst moet), maak je er meteen een taak voor aan. Wacht niet, want als je het niet opschrijft, vergeet je het.
- Taken moeten altijd concreet uitvoerbaar en zo duidelijk mogelijk zijn. Kost een taak minder dan 2 minuten? Doe hem dan meteen en registreer hem als voltooid.
- Bij het aanmaken van een taak kies je een specifieke datum of een maand. Je kunt de huidige maand niet kiezen zonder een specifieke datum. Dat is bedoeld om je hoofd rust te geven. Als je het systeem vertrouwt en alles wat gedaan moet worden op de juiste datum zet, kom je het op het juiste moment weer tegen. Er gaat enorm veel wilskracht verloren aan constante stress over "dat andere ding waar ik nog iets mee moet, maar ik weet niet meer precies wat het was". Leer vertrouwen en ontspannen.
- Het eerste wat je elke maand doet, is vooruit plannen. Je neemt alle taken die aan de huidige maand zijn toegewezen en verdeelt ze over de juiste datums. Zo filter je verouderde taken eruit en heb je rust in je hoofd, omdat je precies weet wat je deze maand moet doen.
- Het eerste wat je 's ochtends doet, is je dag plannen. Werp een blik op je planning. Kun je alles aan? Verdeel taken die je vandaag niet redt over andere dagen. Plan alle taken die van de vorige dagen zijn blijven liggen opnieuw in.
- Kijk na het plannen niet meer naar de planning, tenzij het een noodgeval is. Psychologisch is het veel beter als je je op één taak richt, dus houd je ogen op het scherm "Nu". Vertrouw het systeem, het onthoudt alles. Doe je werk en geef je hoofd rust.
- Het scherm "Nu" toont alleen de ene taak waar je je op moet richten, verder niets. Je kunt meer dan één taak per dag hebben; het aantal taken en de voortgangsbalk worden voor het gemak getoond. Je mag niet tussen taken heen en weer springen: je werkt elke taak lineair af, één voor één.
- Kikkers zijn een speciaal soort taken waar je eigenlijk geen zin in hebt. Meestal zijn het taken die al maanden of zelfs jaren blijven liggen. Todorant zorgt ervoor dat je elke dag als eerste je kikkers aanpakt. 's Ochtends is je voorraad wilskracht groot genoeg voor zelfs de vervelendste taken. En als je eindelijk een kikker hebt weggewerkt, krijg je precies genoeg geluk om de hele dag te glimlachen. Je bent trots op jezelf als je kikkers aanpakt.
- Je mag de huidige taak overslaan, maar probeer dat zo min mogelijk te doen. Een kikker kun je niet overslaan. Als je een taak niet hebt afgerond en hem twee keer opnieuw moest inplannen, wordt hij een kikker.
- Is de huidige taak te groot of te vaag? Splits hem dan op in een lijst met subtaken. Zodra je hem hebt opgesplitst, wordt de taak als voltooid gemarkeerd.
- Voeg zoveel mogelijk relevante informatie aan de taak toe. Voeg links toe naar specifieke e-mails (Gmail op het web kan dat), websites, notities (zoals Evernote) of documenten (zoals Dropbox), noteer telefoonnummers of voeg andere informatie toe die je nodig hebt om de taak af te ronden. Todorant is niet bedoeld als naslagwerk, maar als een catalogus met links naar de informatie die bij specifieke taken hoort.
- Word gerust lid van onze meertalige Telegram-groep om ervaringen en trucs te delen om productiever te worden: @todorant_feedback! Je feedback over de dienst — suggesties, wensen en klachten — is meer dan welkom.
- Gebruik de bewerkmodus (het lijstvolgorde-icoon bovenaan) op de pagina Planning om de volgorde van taken te wijzigen. Wil je een taak aan een bepaalde week toewijzen? Zet hem dan op maandag en plan hem maandagochtend tijdens het plannen opnieuw in.
- Todorant heeft geen terugkerende taken en zal die ook nooit krijgen: het enige waar ze goed in zijn, is stress veroorzaken doordat ze als onafgemaakte taken boven je hoofd blijven hangen. Moet je terugkerende taken doen? Voeg ze dan allemaal handmatig toe; je brein zal je dankbaar zijn voor bewuste taken.
- Todorant kent geen "projecten", omdat die demotiverend blijken te werken: sommige "mappen" worden nooit meer geopend. De projecten "Fitness" en "Zelfontwikkeling" laten je hartelijk groeten. Gebruik in plaats daarvan #hashtags.
- Kikkers staan altijd bovenaan de lijst.
- Todorant stuurt geen meldingen over komende taken met een exacte tijd.
Wat zit erin
- Realtime synchronisatie tussen al je apparaten, met offline-ondersteuning en conflictoplossing per veld, zodat wijzigingen die je op twee apparaten tegelijk maakt allebei bewaard blijven.
- End-to-end-versleuteling van je taken met een wachtwoord naar keuze.
- Delegeren, om taken aan vrienden en collega's over te dragen en de taken die zij aan jou overdragen te accepteren.
- Een Telegram-bot die berichten omzet in taken, hashtags en epics om verwante taken te groeperen, en rapporten van alles wat je hebt gedaan.
- Meer dan twintig talen, van Duits, Frans en Spaans tot Japans, Chinees, Arabisch en Hindi, die de taal van je apparaat volgen, en een donkere modus op elk platform.