Cách hoạt động của Todorant
Todorant là ứng dụng quản lý việc cần làm dựa trên tâm lý học hành vi, giúp bạn hoàn thành công việc. Todorant chạy trên web tại todorant.com và dưới dạng ứng dụng cho iPhone, iPad và Android, và bạn có thể tự dựng máy chủ riêng. Ứng dụng do Nikita Kolmogorov phát triển.
Hầu hết ứng dụng năng suất đều rất giỏi lưu trữ, sắp xếp và tự động hóa những danh sách việc dài bất tận, và đó chính xác là chỗ chúng làm bạn thất vọng: một danh sách cứ dài mãi thì chẳng làm xong được việc gì. Todorant chỉ quan tâm đến điều duy nhất quan trọng, đó là hoàn thành những gì bạn đã lên kế hoạch. Todorant làm điều đó bằng bốn ý tưởng đơn giản, cùng một bộ giới hạn và lời khen được tinh chỉnh kỹ lưỡng, khiến phần nguyên thủy trong não bạn thèm những việc đã xong như người ta thèm đồ ngọt.
Bốn ý tưởng
- Tập trung vào từng việc một. Màn hình Hiện tại chỉ hiển thị việc bạn nên làm ngay lúc này.
- Luôn gán ngày hoặc tháng cho mỗi việc. Mỗi việc đều có chỗ của nó trong thời gian, nên không có gì nằm lại trong danh sách mãi mãi.
- Làm việc khó chịu trước tiên. Những việc bạn ngại làm được đánh dấu là ếch và được xếp trước mọi việc khác trong ngày của chúng.
- Giữ hộp thư đến luôn trống. Những việc quá hạn phải được lên kế hoạch lại trước khi bạn quay về làm việc.
Todorant ra đời từ hơn hai mươi cuốn sách và phương pháp về năng suất. Khi lần lượt từng cái đều thất bại, những phần hiệu quả được kết hợp và đơn giản hóa thành một hệ thống duy nhất mà bạn có thể học trong một phút.
Các nguyên tắc
Đây là những nguyên tắc ứng dụng hiển thị khi bạn mới bắt đầu, và bạn luôn có thể xem lại trong Cài đặt, mục Cách dùng Todorant.
- Ngay khi có một việc cần làm (nhận được email, cuộc gọi, tin nhắn, hoặc thấy điều gì đáng chú ý cần đưa vào danh sách việc cần làm) — hãy tạo việc cho nó ngay lập tức. Đừng chần chừ, nếu không ghi lại bạn sẽ quên mất.
- Việc cần làm phải luôn hành động được và càng cụ thể càng tốt. Nếu một việc mất chưa tới 2 phút, hãy làm ngay rồi ghi lại là đã hoàn thành.
- Khi tạo việc, bạn hoặc chọn một ngày cụ thể, hoặc chọn một tháng. Bạn không thể chọn tháng hiện tại mà không chọn ngày cụ thể. Điều này giúp đầu óc bạn thư thái. Nếu bạn tin vào hệ thống và đặt mọi việc cần làm vào đúng ngày — bạn sẽ gặp lại nó đúng lúc. Rất nhiều ý chí bị lãng phí vì cứ lo lắng mãi về “cái việc kia mình phải xử lý mà chẳng nhớ rõ là gì”. Hãy học cách tin tưởng và thư giãn.
- Việc đầu tiên mỗi tháng là lên kế hoạch trước. Bạn lấy toàn bộ việc được gán cho tháng hiện tại và sắp xếp chúng vào đúng ngày. Nhờ đó bạn lọc bỏ được những việc đã lỗi thời và yên tâm vì biết chính xác tháng này mình cần làm gì.
- Việc đầu tiên mỗi sáng là lên kế hoạch cho ngày. Hãy liếc qua mục Kế hoạch. Bạn có làm xuể hết không? Phân bổ những việc không thể làm hôm nay sang ngày khác. Phân bổ lại các việc còn dang dở từ những ngày trước.
- Trừ khi khẩn cấp, đừng xem mục Kế hoạch sau khi đã lên kế hoạch xong. Về mặt tâm lý, sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn chỉ tập trung vào một việc, vì vậy hãy dán mắt vào mục Hiện tại. Hãy tin vào hệ thống, nó nhớ hết mọi thứ. Cứ làm việc của bạn và thả lỏng đầu óc.
- Mục Hiện tại chỉ chứa một việc duy nhất bạn cần tập trung — không gì khác. Một ngày bạn có thể có nhiều việc, số lượng việc và thanh tiến độ được hiển thị để bạn tiện theo dõi. Bạn không được nhảy qua lại giữa các việc — hãy xử lý tuần tự, từng việc một.
- Ếch là loại việc đặc biệt mà bạn thường không muốn đụng tới. Thường đó là những việc bị bỏ lại hàng tháng, thậm chí hàng năm. Todorant đảm bảo bạn xử lý ếch đầu tiên mỗi ngày. Buổi sáng, lượng ý chí của bạn đủ lớn để giải quyết cả những việc khó nhằn nhất. Và khi cuối cùng cũng xử lý xong một con ếch — bạn sẽ nhận được vừa đủ niềm vui để mỉm cười suốt cả ngày. Bạn sẽ thấy tự hào về bản thân khi xử lý được ếch.
- Bạn được phép bỏ qua việc hiện tại — nhưng hãy cố làm thế càng ít càng tốt. Bạn không thể bỏ qua ếch. Nếu bạn không hoàn thành một việc và phải phân bổ lại nó hai lần, nó sẽ trở thành ếch.
- Nếu việc hiện tại quá chung chung, hãy chia nhỏ nó thành danh sách các việc con. Ngay khi bạn chia nhỏ, việc gốc sẽ được đánh dấu là đã hoàn thành.
- Hãy thêm càng nhiều thông tin liên quan vào việc càng tốt. Thêm liên kết đến email cụ thể (Gmail trên web cho phép làm điều này), trang web, ghi chú (như Evernote), tài liệu (như Dropbox), để lại số điện thoại hoặc bất kỳ thông tin nào bạn có thể cần để hoàn thành việc. Todorant không phải là nơi lưu trữ tài liệu tham khảo — thay vào đó, nó nên là danh mục các liên kết đến thông tin tham khảo liên quan đến từng việc.
- Cứ thoải mái tham gia nhóm Telegram đa ngôn ngữ của chúng mình để chia sẻ kinh nghiệm và mẹo làm việc hiệu quả hơn — @todorant_feedback! Mọi phản hồi về dịch vụ — góp ý, mong muốn và phàn nàn — đều rất được hoan nghênh.
- Dùng chế độ chỉnh sửa (biểu tượng sắp xếp danh sách ở trên cùng) trong trang Kế hoạch để thay đổi thứ tự việc. Nếu muốn gán một việc cho một tuần cụ thể, chỉ cần gán nó vào thứ Hai rồi phân bổ lại trong buổi lên kế hoạch sáng thứ Hai.
- Todorant không có và sẽ không bao giờ có việc lặp lại — thứ duy nhất chúng làm tốt là gây lo âu khi cứ lơ lửng trên đầu bạn như những việc chưa xong. Nếu cần làm những việc lặp lại — hãy tự thêm từng việc một, não bạn sẽ cảm ơn bạn vì những việc được làm có ý thức.
- Todorant không có khái niệm “Dự án” vì nó đã chứng tỏ là gây mất động lực, có những “thư mục” chẳng bao giờ được mở ra. Dự án “Thể dục” và “Phát triển bản thân” gửi lời hỏi thăm. Thay vào đó, hãy dùng #hashtag.
- Ếch luôn xuất hiện ở đầu danh sách.
- Todorant không thông báo về các việc sắp tới có đặt giờ cụ thể.
Bên trong có gì
- Đồng bộ theo thời gian thực giữa mọi thiết bị của bạn, hỗ trợ ngoại tuyến và giải quyết xung đột đến từng trường dữ liệu, nên các thay đổi thực hiện cùng lúc trên hai thiết bị đều được giữ lại.
- Mã hóa đầu cuối các việc cần làm bằng mật khẩu do bạn chọn.
- Giao việc, để giao việc cho bạn bè và đồng nghiệp và nhận những việc họ giao cho bạn.
- Telegram bot biến tin nhắn thành việc cần làm, hashtag và epic để nhóm các việc liên quan, và báo cáo về mọi thứ bạn đã làm.
- Hơn hai mươi ngôn ngữ, từ tiếng Đức, Pháp và Tây Ban Nha đến tiếng Nhật, Trung, Ả Rập và Hindi, theo ngôn ngữ thiết bị của bạn, và chế độ tối trên mọi nền tảng.